Avertizori în interes public

Bun venit la sistemul de protecție a avertizorilor în interes public, instituit de:

Zentiva S.A, persoană juridică română, având sediul în București, Bulevardul Theodor Pallady, numărul 50, sectorul 3, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/363/1991, cod unic de înregistrare 336206;

Labormed-Pharma S.A., persoană juridică română, având sediul în București, Bulevardul Theodor Pallady, numărul 44B, sectorul 3, cod poștal 032266, România, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/21114/2007, cod unic de înregistrare 22718452;

Labormed Pharma Trading S.R.L. persoană juridică română, având sediul în București, Bulevardul Theodor Pallady, numărul 44B, etajul 2, sectorul 3, cod poștal 032266, România, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/2501/2000, cod unic de înregistrare 12826074,

în temeiul Legii nr. 361 din data de 16.12.2022, privind protecția avertizorilor în interes public (denumită, în continuare, „Legea”) și al Directivei (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din data de 23 octombrie 2019, privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii.

Dacă doriți să efectuați o raportare prin intermediul sistemului de protecție a avertizorilor în interes public,  acesta este locul potrivit.

Amploarea și calitatea informațiilor transmise de dvs. pot influența pozitiv modul în care investigăm raportarea dvs. și în care luăm măsurile corective și preventive adecvate.

Persoana Desemnată

Persoana Desemnată de Zentiva S.A, Labormed-Pharma S.A., respectiv Labormed Pharma Trading să primească, înregistreze, examineze, efectueze acțiuni subsecvente și să soluționeze raportările, în mod imparțial și independent în exercitarea acestor atribuții, este Dna. Diana Stanciu, care poate fi contactată prin intermediul canalelor interne de raportare, indicate mai jos.

Domeniile în care se aplică protecția avertizorilor în interes public

Raportarea dvs. se încadrează în protecția avertizorilor în interes public numai dacă se referă la o încălcare a legii, respectiv fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune care constituie nerespectări ale dispozițiilor legale și care privesc domenii cum ar fi:

  • achizițiile publice;
  • serviciile, produsele și piețele financiare;
  • prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului;
  • siguranța și conformitatea produselor;
  • siguranța transportului;
  • protecția mediului; 
  • protecția radiologică și siguranța nucleară; 
  • siguranța alimentelor și a hranei pentru animale, sănătatea și bunăstarea animalelor; 
  • sănătatea publică; 
  • protecția consumatorilor; 
  • protecția vieții private și a datelor cu caracter personal și a securității rețelelor și sistemelor informatice; 
  • încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene; 
  • încălcări referitoare la piața internă, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurență și de ajutoare de stat;
  • încălcări referitoare la piața internă în ceea ce privește actele care încalcă normele privind impozitarea societăților sau mecanismele al căror scop este obținerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăților, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenții sau infracțiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii.
     

În cazul în care raportați încălcări ale legii care nu intră în sfera de protecție a avertizorilor în interes public (vezi domeniile enumerate mai sus), vă încurajam să luați în considerare inițiativa Speak-Up a Zentiva, aplicabilă în astfel de situații, pe care o puteți accesa aici.

Raportarea nereală: Vă rugăm să rețineți faptul că raportarea de informații privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie contravenție, dacă fapta nu a fost săvârșita în astfel de condiții încât să fie considerată, potrivit legii, infracțiune.

Canale de raportare

Raportarea privind încălcări ale legii se efectuează, în principal, prin intermediul canalelor interne de raportare existente. 


Puteți alege, însă, între canalul intern de raportare și canalul extern de raportare.

La alegerea canalului de raportare puteți lua în considerare aspecte precum:

  • existența riscului de represalii, în cazul raportării prin canalele interne;
  • imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace, prin intermediul canalelor interne de raportare.

Canale interne de raportare

Raportarea privind încălcările legii prin intermediul canalelor interne de raportare, se face în atenția Persoanei Desemnate:

  • în scris:
    1) pe suport hârtie:

> la adresa de corespondență fizică din București, Bd. Theodor Pallady, nr.44B, sectorul 3, cod poștal 032266; sau  

> comunicată direct Persoanei Desemnate; sau

2) în format electronic: 
> prin intermediul canalului intern de raportare electronică, disponibil aici (denumit în continuare, generic, „Platforma”); sau
> la adresa de comunicare electronică (e-mail) Whistleblowing-ro@zentiva.com; sau

  • prin comunicare verbală, la numărul de telefon 0729.987.914; sau 
  • prin întâlnire față în față, la cererea dvs. – avertizor în interes public.

Puteți alege orice canal intern de raportare astfel pus la dispoziție.

Însă, vă recomandăm să utilizați Platforma, pe care o considerăm ca fiind canalul de raportare cel mai eficient.

Vă rugăm să citiți cu atenție următoarele informații care vă pot ajuta să procedați în mod corect.

Vă rugăm să rețineți că, prin transmiterea raportării, confirmați că v-ați familiarizat cu aceste informații, precum și cu Politica privind Protecția și Securitatea Datelor cu Caracter Personal, disponibilă aici.

Canale externe de raportare 

Raportarea privind încălcările legii prin intermediul canalelor externe de raportare, se face în atenția următoarele autorități:

  • autoritățile și instituțiile publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență;
  • Agenția Națională de Integritate, https://avertizori.integritate.eu/ sau avertizari@integritate.eu;
  • alte autorități și instituții publice cărora Agenția Naționala de Integritate le transmite raportările spre competenta soluționare.

Cum să utilizați canalul(ele) intern(e) de raportare al(e) Zentiva

Vă rugăm să rețineți faptul că raportarea transmisă prin intermediul oricărui canal intern de raportare al Zentiva va fi primită, înregistrată, examinată, documentată și soluționată doar de către Persoana Desemnată care va acționa cu imparțialitate și independență în exercitarea atribuțiilor sale, în conformitate cu legislația aplicabilă și cu procesele și procedurile de lucru interne. 

Ulterior primirii raportării dvs., avem obligația de a:

  • vă confirma primirea raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia; 
  • vă informa cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu vi s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile menționat mai sus;
  • vă informa ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente;
cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.

În cazul în care veți fi de acord cu acest lucru, raportarea poate fi partajată echipei de investigație, pe baza principiului necesității de a cunoaște și limitat la acest aspect.

 
Platforma (inclusiv înregistrare vocală)
 
Canalul intern de raportare al Zentiva – Platforma este o platformă operată din punct de vedere tehnic de către FaceUp Technology s.r.o., prin intermediul unei soluții cloud.
 
Vă rugăm să rețineți că FaceUp Technology s.r.o. nu are acces la conținutul raportării dvs., la informația pe care doriți să o împărtășiți cu noi și nici la identitatea dvs.
 
Platforma este ușor de utilizat. Trebuie doar să selectați domeniul aplicabil și entitatea juridică.
 
Toate informațiile relevante pentru raportare se vor completa în câmpul „Mai multe informații“.

 

Cum funcționează Platforma

Odată ce adăugați toate detaliile (scrise sau prin mesagerie vocală) în formularul de raportare, vi se va atribui un cod unic – cheia de raportare.

Notați această cheie de raportare și păstrați-o într-un loc sigur.

Nu partajați cu noi cheia de raportare.

În cazul în care partajați cheia de raportare cu o terță persoană, confidențialitatea raportării dvs. poate fi compromisă.

Utilizați cheia de raportare, pentru a verifica raportul pentru răspunsul nostru sau pentru întrebările suplimentare pe care vi le putem adresa.

În cazul în care pierdeți cheia de raportare, va trebui să completați din nou formularul, pentru a obține o nouă cheie de raportare. 

Într-un astfel de caz, vă rugăm să ne informați în câmpul de text, că reveniți asupra unei raportări anterioare (nu trebuie să completați din nou toate detaliile, dar vă rugăm să ne oferiți câteva informații cu privire la subiectul semnalării anterioare).

Aceste informații le puteți găsi numai în Platformă, folosind cheia de raportare.

Dacă vreți să fiți informat în mod automat cu privire la orice modificări legate de raportarea dvs., vă puteți completa adresa de corespondență electronică (e-mail) în câmpul aferent (dar nu în câmpul de text).

Această adresă de corespondență electronică (e-mail) va fi folosită numai pentru a vă transmite alerte din Platformă, în cazul în care apar modificări (adică nu veți primi informările propriu-zise sau solicitări suplimentare, ci numai alerte).
 
Aceste alerte vor fi transmise de către NNTB<info@nntb.cz>.
 
Link-ul pe care îl veți primi prin intermediul adresei de corespondență electronică (e-mail) vă va redirecționa către pagina principală a Platformei, unde va trebui să selectați câmpul „Organizația mea“ unde va trebui să introduceți codul de acces aa0aaa0aaa.
 
Numai după aceea vă veți întoarce la pagina care vă va solicita introducerea cheii de raportare.
 
Pagina în care trebuie să introduceți cheia de raportare poate fi accesată atât prin intermediul link-ului către această pagină, cât și prin accesarea butonului din stânga „Verificați raportul“, din cadrul Platformei.
 
Alte canale interne de raportare – Raportări orale (mesageria vocală din cadrul Platformei / telefon / mijloc de comunicare la distanță sau întâlniri față în față)

În cazul în care pentru raportare utilizați linia telefonică sau sistemul de mesagerie vocală disponibil în cadrul Platformei, Persoana Desemnată are obligația de a documenta raportarea în unul dintre următoarele moduri:

  • prin efectuarea unei înregistrări a conversației într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva consimțământului dvs.; în această situație, vă informăm că vocea dvs. va fi modificată;
  • printr-o transcriere completă și exactă a conversației.

În cazul în care pentru raportare utilizați o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală în care conversațiile nu pot fi înregistrate, Persoana Desemnată are obligația de a întocmi un proces-verbal de transcriere completă și exactă a conversației. 

Persoana Desemnată vă va oferi posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a vă exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.

În cazul în care solicitați ca raportarea să aibă loc în prezența Persoanei Desemnate, aceasta are obligația de a întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva consimțământului dvs.

Persoana Desemnată vă va oferi posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a vă exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.

În cazul în care nu vă exprimați consimțământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversației, veți fi îndrumat să raportați în scris, pe suport hârtie, Persoanei Desemnate, sau în format electronic, la adresa de poștă electronică dedicată, whistleblowing-ro@zentiva.com.

Elementele raportării

Elementele raportarii 

Raportarea dvs. trebuie să cuprindă cel puțin următoarele, după caz: 

  • numele și prenumele;
  • datele dvs. de contact; 
  • contextul profesional în care au fost obținute informațiile;
  • persoana (fizică sau juridică) menționată în raportare și căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată; 
  • descrierea faptei susceptibile să constituie o încălcare a legii; 
  • probele în susținerea raportării; 
  • data;
  • semnătura dvs.;
  • orice alte detalii suplimentare utile, pertinente și concludente pentru soluționarea raportării.
Raportarea anonimă: Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura dvs. – avertizor în interes public – se va examina și soluționa numai în măsura în care conține indicii temeinice referitoare la încălcări ale legii.
 
Vă rugăm să aveți în vedere faptul că putem solicita completarea raportării dvs. (anonime), astfel încât aceasta să includă elementele indicate în paragrafele anterioare. În această situație, vă revine obligația de a ne oferi completările solicitate, în termen de 15 zile. În caz contrar, vom clasa raportarea (anonimă) primită și vă vom transmite soluția de clasare, cu indicarea temeiului legal.

Confidențialitate. Interzicerea represaliilor.

Deși vi se cere să ne împărtășiți atât datele dumneavoastră, cât și datele persoanei fizice sau juridice menționată în raportare drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată, nu trebuie să vă faceți griji! 

Persoana Desemnată să soluționeze raportarea are obligația de a nu dezvălui identitatea dvs. și nici informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a dvs., cu excepția cazului în care:

  • există consimțământul dvs. expres;
  • există o obligație impusă de lege, cu respectarea condițiilor și a limitelor prevăzute de aceasta; în această situație, veți fi informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identității dvs. și a motivelor divulgării datelor confidențiale în cauză, excepție făcând situația în care această informare ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare.

De asemenea, identitatea persoanei vizate de raportarea dvs. este protejată cât timp sunt în desfășurare acțiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepția cazului în care, ca urmare a soluționării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.

Obligația de a păstra confidențialitatea se menține și în cazul în care raportarea dvs. ajunge, din eroare, la o altă persoană din organizația noastră, alta decât Persoana Desemnată. În acest caz, raportarea va fi înaintata, de îndată, Persoanei Desemnate.

De asemenea, ne angajăm să ne asigurăm că nu veți suferi represalii legate de raportarea dvs., respectiv nu veți suferi nicio acțiune sau omisiune, directă sau indirectă, apărută într-un context profesional, care este determinată de raportarea internă sau externă și care vă provoacă sau vă poate provoca prejudicii.

Condiții pentru protecția dvs. – avertizor în interes public

Pentru a beneficia de măsurile de protecție a avertizorilor în interes public, respectiv de măsurile reparatorii aplicabile acestora, este necesar ca, la momentul raportării, să fie îndeplinite cumulativ următoarele condiții:
  • să aveți una din calitățile enumerate în cadrul art. 2, alin.1) din Lege și ați obținut informații referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
  • să fi avut motive întemeiate să credeți că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării și că raportarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii;
  • să fi efectuat o raportare internă, o raportare externă sau o divulgare publică, în condițiile Legii;
  • represaliile să fie consecința raportării efectuate – aplicabilă în situația măsurilor reparatorii.